Prioritäten (durch)setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Lesezeit: 5 Minuten

Dringende Probleme sind nicht automatisch wichtig und Wichtige nicht dringend.


Das Eisenhower-Prinzip hat seinen Ursprung bei dem 34. US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Richtig angewendet, verhindert es, dass wir den ganzen Tage wie ein Ping Pong Ball von einer Störung zur nächsten springen.

Die meisten Menschen, um nicht zu sagen nahezu alle, haben das Problem, dass sie auf drängende Sachen reagieren. (Schadensbekämpfung, um zu verhindern, dass vermeintlich Schlimmes außer Kontrolle gerät)

Das Telefon klingelt. Wir gehen dran.

Eine neue E-Mail im Postfach. Wir öffnen sie.

Aber Dinge, die sich uns laut aufdrängen sind nicht automatisch wichtig.

Manchmal noch nicht mal dringend.

Dazu kommt, dass wir dazu tendieren, lieber leichten, angenehmen Aufgaben zu erledigen.

Fast immer sind es aber die unangenehmen, schwierigen Dinge, die uns weiter bringen.

Was ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend?


Wichtige Dinge orientieren sich an unseren Wünschen und Zielen.

Dringende Sachen fordern unsere Aufmerksamkeit und Zeit,  liefern aber nur geringen Wert.

In der Realität sind es gut 20 % der Aufgaben, die zu unseren Zielen beitragen, aber die sind in der Regel nicht dringend. Nur wichtig.

Weil wichtigen Dinge selten nach Aufmerksamkeit schreien, schieben wir sie vor uns her. (Keiner steht hinter uns und erinnert uns, dass wir uns regelmäßig weiterbilden.)

Das Eisenhower-Prinzip:


Das Eisenhower-Prinzip teilt alle anstehenden Aufgaben in vier Kategorien ein.

1. Wichtig und dringend: Sachen mit hohe Wertschöpfung, die zusätzlich eilig sind. Bedeutet: Selbst und sofort erledigen.

2. Wichtig, aber nicht dringend: Das sind Sachen, die eine hohe Wertschöpfung haben, aber nicht eilen. Bedeutet: Terminieren und selbst machen.

3. Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben, die eilen, aber unwichtig sind. Bedeutet: Delegieren (sofern möglich)

4. Weder wichtig noch dringend: Dinge, die weder eine hohe Wertschöpfung aufweisen, noch wichtig sind. Bedeutet: Ignorieren.

Das kann so aussehen:

Kategorie 1: Dringend und Wichtig
  • Notfälle
  • Muss heute erledigt werden
  • Haben einen fixen Termin
  • Sachen, die umgehend eliminiert oder reduziert werden müssen

Kategorie 1 Aufgaben sollten während des persönlichen Leistungshochs von uns selbst erledigt werden. Nicht wenn wir müde und unkonzentriert sind.

Nicht mehr ständig müde sein – 9 Tipps raus aus dem Zombiemodus!

Kategorie 2: Nicht dringend, aber wichtig
  • Fortbildung
  • Gesundheit
  • Beziehung, Freunde und Familie
  • Vorkehrungen

Kategorie 2 Aufgaben brauchen feste Termine/Zeitfenster, andernfalls vernachlässigen wir sie.

Werden nicht dringend, aber wichtige Sachen zu lange verschoben, sind sie irgendwann dringend. (Klassiker: Gesundheit so lange vernachlässigen, bis sie dringend ist.)

Kategorie 2 Aufgaben sollten ebenfalls während des persönlichen Leistungshochs erledigt werden, denn sie fordern in der Regel hohe Konzentration bzw. Disziplin.

Kategorie 3: Dringend, aber nicht wichtig
  • nervig/belastend
  • lassen sich delegieren
  • Routineaufgaben die geringe Konzentration erfordern
  • Unterbrechungen und unerwartete Anrufe

Kategorie 3 Aufgaben lassen sich delegieren, oder während eines Leistungstiefs erledigen.

Ihnen sollten wir so wenig Zeit wie möglich widmen und Systeme entwickeln, um sie auf ein Minimum zu reduzieren. (Mailbox rangehen lassen und nur wenn nötig zurückrufen. Automatische E-Mail Antworten usw.)

Kategorie 4: Weder dringend noch wichtig
  • unnötige Aufgaben
  • Ablenkungen (Videos, Social Media)
  • Besuche/Termine ohne Mehrwert
  • Energievampire

Kategorie 4 sind die Sachen, die uns daran hindern, unsere Ziele zu erreichen.

Wer seine Zeit überwiegend in dieser Kategorie verbringt, für den ist es sinnvoller, erst mal einen Blick auf seine Gewohnheiten zu werfen.

3 Strategien um schlechte Gewohnheiten loszuwerden.

Für wen ist das Eisenhower-Prinzip geeignet?


Für Menschen die:

1. Ziele haben

2. Selbstbeherrschung besitzen (oder Willens sind sie zu entwickeln)

3. In der Lage sind, ehrlich zu sich zu sein

Und hier ist warum:

1. Das Eisenhower-Prinzip priorisiert – was völlig unnötig ist, wenn kein Ziel vorhanden sind.

Wem es egal ist oder für wen keine Notwendigkeit besteht, effektiver zu arbeiten, der wird keinen Sinn darin finden, seine Erledigungen in vier Kategorien einzuteilen.

2. Es braucht Selbstdisziplin.

Ohne äußeren Druck, durch z. B. einen Chef oder Vorgesetzten ziehen die Meisten die angenehmen, leichten Aufgaben den schwierigen, aber produktiven vor.

Es erfordert Selbstbeherrschung, die Dinge zu tun, die nicht dringend sind, dafür aber wichtig.

3. Der vermutlich größte Kritikpunkt des Eisenhower-Prinzips ist: Menschen belügen sich im Punkt dringend und wichtig selbst.

Es ist leicht, Argumente für angenehme und gegen unangenehme Dinge zu finden.

Selbst die unkreativsten Menschen sind in der Lage, diese Disziplin zu perfektionieren.

Tipp: Dokumentieren und analysieren ist der einzige Weg, die Lücke zwischen dem was wir sehen und der Realität zu schließen.

Nur wenn wir einen Zielwert haben und diesen mit dem Ist-Wert schriftlich/via App verglichen, gelingt es unserem Gehirn nicht mehr, sich das tatsächliche Ergebnis zurechtzubiegen, dass sie schöner aussehen, als sie sind.

Eine Prioritäten-Liste nach dem Eisenhower-Prinzip erstellen:


Schritt 1:

Alle wiederkehrenden Tagesaufgaben und langfristigen Ziele auf ein Blatt Papier schreiben. Es muss weder ordentlich geschrieben noch sortiert sein. Das kommt in Schritt zwei.

Schritt 2:


Die kostenlose Prioritäten-Liste nach dem Eisenhower-Prinzip downloaden und ausdrucken (oder selbst zeichnen) und jeden der Punkte in eine der vier Kategorien einordnen.

Folgende Fragen helfen:
  • Bringt mich dieser Punkt meinen Zielen und Wünschen näher?
  • KMuss ich die Sache jetzt erledigen oder kann ich sie auf einen günstigen Zeitpunkt verschieben/terminieren?
  • Kann das ein anderer erledigen?
  • Passiert etwas Relevantes/Negatives, wenn ich den Punkt einfach ignoriere?

Einmalige, unvorhergesehene Aufgaben, die vermutlich nicht wiederkehren, lassen sich in der Situation aus dem Kopf heraus in die richtige Kategorie einordnen. (Setzt voraus, das wir kurz innehalten und nicht sofort darauf reagieren.)

Wenn eine Aufgabe mehrere andere To Do´s mit sich bringt, die alle neu und einmalig sind, (z. B. ein Jahresevent planen) nehmen wir uns einen separaten Zettel.

Genau wie bei den wiederkehrenden Aufgaben und langfristigen Zielen schreiben wir dann diese einmaligen To Dos auf und kategorisieren sie. Quasi ein “Einweg-Zettel”

Tipp: 3/4 der Kategorie einfach auf eine NOT to DO Liste packen.

Das macht die Sache noch klarer.

Wichtig: Für komplexe Aufgaben, bei denen Entscheidungen ausstehen, genügt es nicht alleine zu kategorisieren. In diesem Fall nicht alleine mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten!

Mit unvorhergesehene Aufgaben umgehen:


In der Realität lassen sich nicht alle Aufgaben im Voraus planen und kategorisieren.

Manchmal kommen unvorhergesehene Dinge dazwischen.

Wichtig ist täglich ein Zeitpuffer für solche Fälle einzuräumen. Tun wir das nicht, leiden die übrigen Aufgaben darunter, denn sie verschieben wir dann.

Lieber weniger und richtig planen.

Kurz innehalten und die unvorhergesehene Sache in Gedanken richtig kategorisieren. Je nachdem wohin sie gehört, nehmen wir uns kurz Zeit sie zu terminieren oder zu delegieren.

Haben wir keine andere Wahl, nutzen wir den Zeitpuffer, der uns zur Verfügung steht. Nur im Notfall eine Aufgabe zugunsten der anderen zu verschieb, damit das nicht zu Gewohnheit wird.

Wie ändert sich das Leben mit dem Eisenhower-Prinzip?


Es braucht Übung, nicht auf alles zu reagieren, was laut ist.

Machen wir es uns aber zur Gewohnheit, nicht blind zu reagieren, haben wir den Tag in der Hand.

  • Wir haben die Kontrolle. Wir entscheiden bzw. wissen, was als Nächstes passiert. Nicht andere.
  • Reduzieren Stress, weil wir uns auf die 20 % konzentrieren die 80 % des Ergebnisses ausmachen.
  • Reduzieren/eliminieren Zeitfresser
  • Haben mehr Erfolge und kommen unseren Zielen schneller näher.
  • Lassen uns nicht von belanglosen Dingen aufhalten

Fazit:


Nach dem Eisenhower-Prinzip beschäftigen wir uns überwiegend mit wichtigen Dingen, die wir nur selbst erledigen können. Die übrigen Aufgaben delegieren wir oder sie landen gleich “im Papierkorb”.

Eine absolut simple Sache, deren Schwierigkeit in der Umsetzung liegt.

 

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